高校政府采購工作復雜性強、風險性高，實現高校政府采購提質增效和風險防范的最有效措施就是推進信息化。
通過不斷探索、交流和學習，北京林業大學采購管理系統于2019年底研發，2020年4月正式投入使用。經過兩年的調整與建設，采購管理系統運行平穩，有效嵌入了學校采購內部控制的原理、方法和技術，實現了采購全流程的數據共享和信息協同，打破采購過程的“信息孤島”，將學校各類型采購，例如分散采購和學校集中采購等均納入平臺統一進行管理。通過數據共享交換平臺實現采購環節上的跨部門數據共享和系統融合，建立“多主體、嚴程序”的內部控制建設體系。
關鍵做法
全面梳理學校采購業務事項和現有內控制度，確保采購活動的每一個關鍵環節都納入內控流程，每一個風險點都嵌入采購管理系統，現已實現采購意向公開—采購立項申請—開評標—采購合同簽署審批及蓋章申請的采購全生命周期管控。同時，通過授權財務、審計、紀檢監察部門，開放相關信息的查看權限，以外部監督強化采購內控的完善和執行。
采購意向公開審批與執行環節，采購人登錄采購管理系統，填寫采購意向公開項目類別、采購時間、采購需求等內容。采購意向公開需經過采購人所在單位負責人、采購與招標管理中心經辦人、副主任逐級審批后，確定意向公開內容的合理性及合規性。
為實時監管采購項目意向公開的執行，避免采購項目規避意向公開情況出現，采購管理系統實現了采購意向公開與采購項目的關聯，采購人提交采購立項申請時，系統自動跳轉至填寫采購意向公開頁面，并在逐級審核時顯示意向公開信息，保證采購意向公開工作的開展。
采購項目的立項申請與審批環節，采購管理系統建立起采購單位提交采購立項申請—經費負責人進行采購預算審批—采購與招標管理中心副主任審核材料完整性并分配執行經辦人—執行經辦人按照業務歸口范圍，將采購項目轉給相關歸口管理部門審核—采購與招標管理中心執行經辦人最終審核確認的全流程跟蹤審核體系。
采購人填寫項目基本信息、預算經費賬號，并根據項目特點上傳申請文件，包括但不限于集中采購委托書、需求文檔、經費證明材料、大型儀器論證報告等。其中，對于高風險儀器，系統自動提示上傳學校實驗室與設備管理處的高風險儀器設備論證報告，實現部門間內控體系聯動。
采購立項的審核流程方面，采購管理系統根據申請經費賬號，自動向經費負責人系統推送審批待辦，由經費負責人審批經費的可執行性及項目的可開展性；采購與招標管理中心副主任審核材料完整性并分配執行經辦人，采購管理系統自動向經辦人推送審批待辦；執行經辦人根據副主任審批意見，并參考項目要求，可選擇返回采購人修改相關內容，項目中因項目名稱填寫不當、未上傳完整相關材料，由執行經辦人返回采購人修改；采購人修改完畢后，執行經辦人根據項目性質向歸口管理部門推送審批待辦，項目屬于科研儀器設備采購的，歸口管理部門為實驗室與設備管理處；歸口管理部門審批后，由執行經辦人最終審核并提交采購方式確定流程。
采用公開招標方式執行的采購項目，采購方式的確定需經過采購與招標管理中心副主任、主任依次審批確認。
采購項目執行完畢后，需提交合同簽訂申請，由經費負責人、歸口管理部門、招標中心審核合同內容與標書的一致性，確保采購合同合規，審核后合同均需加蓋北京林業大學合同專用章（采購）。
主要成效
采購管理系統依托學校數據治理頂層設計，全面推動學校采購信息系統可視化、智能化、協同化體系建設，加快了電子化采購建設的速度，有效地建立了采購風險防控體系。
跨越數字鴻溝，打通采購相關部門間協同監管的“大動脈”。采購管理系統實現了與人事部門、財務部門的數據聯通，完成了人事變動、經費負責人變更、經費賬號變化等的系統自動更新與數據共享，可將項目準確推送至負責人，保證采購項目審批的準確性，提高采購審批效率。同時，采購項目通過不同部門、不同審批主體審核并留痕，落實了采購主體責任，將采購的全過程實時展現，從而實現內控監管的“過程化”，極大地提高監管效能。
實現技術集成，構建采購全過程精確追蹤的“GPS”。采購管理系統是一個將電腦軟件、手機終端融為一體的集成系統，可與微信關聯，采購人及審批人可通過手機端實時跟蹤或審批采購項目，實現采購項目的“隨時申，隨時審”，提高采購效率，確保程序完整。同時，采購管理系統摒棄了眾多系統對網絡線路及終端的要求，考慮到師生工作地點的變化及疫情等特殊狀況無法使用校內網絡等情形，在保證系統信息安全的前提下，允許采購人通過外網登陸采購管理系統。
完成制度嵌入，打造制度執行的“快速路”。學校采購的申請與審批均以采購相關文件為核心，并將具體執行要求嵌入采購管理系統，從采購申請中對于實驗室與設備管理處關于大型儀器及高風險儀器論證報告的提交提示，到落實《北京林業大學采購管理辦法》及《北京林業大學政府采購意向公開工作實施辦法》等文件的系統邏輯開發，再到《集中采購委托書》《需求文檔》等材料提交設置，采購管理系統將學校文件制度具體到采購的每一個環節，再將每一個環節嵌入采購管理系統中，體現著采購內控與服務浸透式融合的人文情懷。
下一步，北京林業大學將繼續按照教育部有關政府采購的工作要求，完善制度體系，真正將制度具體化、將執行簡單化，完成政府采購業務內部控制完善的應有之義。同時，繼續依托著愈發完善的采購管理系統，跨越數字鴻溝，實現部門間控制體系的聯動，采購單位、審批部門、執行部門、監管部門在采購管理系統的信息化“列車”上，各司其職又相互協作，為“列車”安全運行保駕護航。
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